Một mục tiêu được xác định tốt cần rõ ràng và cụ thể để nhóm dự án hiểu biết về kết quả mong muốn đạt được vào cuối dự án. Mục tiêu dự án cần liên quan trực tiếp đến hai yếu tố sau:
Một là, mục đích dự án hay lý do bắt đầu dự án. Lý do bắt đầu có thể là giải quyết một vấn đề phát sinh trong tổ chức hoặc một tác động mà dự án mong muốn đem lại;
Hai là, sự thống nhất giữa nhóm dự án và các bên liên quan chủ chốt.
Một cách hình dung khác, mục tiêu chính là những chỉ tiêu giúp cụ thể hóa và định lượng mong muốn kỳ vọng (lý do bắt đầu), thông qua việc đạt mục tiêu giúp phần nào hướng đến đạt được mong muốn kỳ vọng đó.
Ví dụ, một dự án có mục đích là thúc đẩy văn hóa đọc tại một địa phương có thể xác định mục tiêu cần đạt là số lượng người địa phương đăng ký thành viên hoặc số sách được mượn tăng hoặc số độc giả mượn ít nhất 3 quyển sách trong một tháng.
Tùy thuộc vào hình dung thành công của dự án mà có thể chọn mục tiêu phù hợp để đo lường kết quả dự án.
Trong một tổ chức, thông thường mục tiêu sẽ do Quản lý dự án lâu năm hoặc cấp trung trở lên xác định, có nghĩa việc xác định mục tiêu phù hợp là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, trong bối cảnh không chuyên thì Quản lý dự án không chuyên cần chịu trách nhiệm phác thảo mục tiêu dự án và điều phối quá trình thống nhất, cần đảm bảo chính mình, nhóm dự án và các bên liên quan chủ chốt hoàn toàn rõ ràng về mục tiêu để mọi người cùng hành động phù hợp, giúp đạt mục tiêu.
1. Sản phẩm bàn giao
Những sản phẩm bàn giao của dự án cần được giao tiếp rõ ràng ngay từ ban đầu giữa các bên liên quan chủ chốt. Đây là những sản phẩm liên quan trực tiếp đến mục tiêu dự án hoặc các sản phẩm được tạo ra trong quá trình thực hiện dự án nhưng đóng vai trò quan trọng với các bên liên quan chủ chốt, nên cần được ghi nhận rõ ràng tại văn bản phạm vi dự án. Những sản phẩm còn lại có thể lưu trữ và quản lý nội bộ.
Tùy thuộc vào mục tiêu dự án mà sản phẩm bàn giao sẽ được xác định dựa theo tương ứng. Sản phẩm bàn giao có thể ở dạng hữu hình — như một bộ tài liệu hay một ngôi nhà — nhưng cũng có thể ở dạng dịch vụ — như một sự kiện hoặc chương trình đào tạo.
Ví dụ
Mục tiêu: Nâng cao năng lực phòng chống đuối nước cho địa phương
Mục tiêu: Tự chủ triển khai nâng cao năng lực phòng chống đuối nước.
Sản phẩm bàn giao còn là dấu hiệu hoàn thành của mục tiêu, vì vậy, Quản lý dự án cần trao đổi với các bên liên quan để làm rõ các sản phẩm bàn giao và ghi nhận tại văn bản Phạm vi dự án. Sau khi đã thống nhất, các sản phẩm bàn giao cần được theo dõi và thực hiện đầy đủ như đã cam kết.
2. Xác lập mục tiêu
Có hai cách đặt mục tiêu chính đang được ứng dụng trong quản lý dự án là:
Cả hai cách đều có những điểm sáng và hạn chế riêng nhưng đều có thể áp dụng vào đặt mục tiêu dự án. Lựa chọn hình thức nào thông thường phụ thuộc vào phong cách của nhóm dự án hoặc bên liên quan chiến lược.
Đặt mục tiêu theo cách S.M.A.R.T
Mục tiêu S.M.A.R.T vốn được áp dụng khá rộng rãi và vì thế cũng đồng thời có nhiều phiên bản khác nhau được đề cập đến, tiêu biểu như là “actionable” hoặc “achievable” hoặc “attainable”, “realistics” hoặc “relevant”. Tuy nhiên, dụng ý chung của những diễn giải này đều đảm bảo mục tiêu được xác lập đủ cụ thể, rõ ràng và trong tầm với (không là “tầm nắm”), tức là khả thi nhưng đồng thời thách thức.
Ví dụ cụ thể:
- Tăng tỉ lệ mượn sách tại thư viện cộng đồng lên 170% vào cuối năm 2.
- Bổ sung tối thiểu 500 đầu sách thuộc nhóm sách kiến thức vào cuối năm 2.
- Tăng số lượng thành viên lên 120% vào cuối năm 2 và đảm bảo độ đa dạng với mỗi nhóm tuổi mục tiêu chiếm tối thiểu 10%, và tỷ lệ giới tính nữ đạt tối thiểu 40%.
Giải thích ví dụ:
Với mục tiêu “Tăng tỉ lệ mượn sách tại thư viện cộng đồng lên 170% vào cuối năm 2”, các tiêu chí mục tiêu S.M.A.R.T được xác định như sau
Đặt mục tiêu theo OKRs
OKRs (viết tắt của Objectives and Key Results), như tên gọi tiếng Anh, kết hợp Mục tiêu khái quát với Kết quả then chốt (dưới dạng chỉ tiêu) để tạo thành mục tiêu cụ thể và đo lường được (tương tự S.M.A.R.T goals). OKRs đặc biệt được công ty Google áp dụng thành công trong vận hành tổ chức và đồng thời OKRs còn được khuyến khích sử dụng trong chính khóa học trực tuyến về Quản lý dự án do Google xây dựng tại Coursera.
Điểm khác biệt lớn nhất của OKRs so với mục tiêu S.M.A.R.T về mặt hình thức là phân mục tiêu thành các khía cạnh và chỉ số hơn là tích hợp vào cùng một câu.
Ví dụ tham khảo 1:
Ví dụ tham khảo 2:
Nhóm biên tập nội dung của WisEdoo
……………………………………………………………………………….
Vào đây để tìm hiểu thêm TƯ DUY, KỸ NĂNG, CÔNG CỤ cần thiết để KHỞI TẠO DỰ ÁN