Tóm tắt workshop: Quản lý dự án trong doanh nghiệp

Vào ngày 27 tháng 7 năm 2024, WisEdoo đã tổ chức chuỗi sự kiện cộng đồng mang tên “Quản Lý Dự Án Trong Doanh Nghiệp”, với sự góp mặt của anh Nguyễn Hữu Ý, Giám đốc điều hành Yum Yum Việt Nam và học viên thế hệ thứ 6 của học bổng “Lãnh đạo Khai phóng” IPL Scholarship. Trong buổi chia sẻ này, anh Nguyễn Hữu Ý đã tập trung chia sẻ vào 03 khía cạnh:

1. Hiểu Về Quản Lý Dự Án
2. Năng Lực Cần Có Cho Một Nhà Quản Lý Dự Án
3. Thực Tế Quản Lý Dự Án

Hiểu Về Quản Lý Dự Án

Khách mời bắt đầu bằng việc giải thích rõ ràng về khái niệm quản lý dự án. Trái ngược với quan niệm phổ biến rằng quản lý dự án chỉ là một vị trí cấp cao, khái niệm này bao gồm một loạt các hoạt động và trách nhiệm. Từ “quản lý” được phân tích để nhấn mạnh tính đa chiều của nó:

• 管 – Quản: trông coi, giám sát
• 理 – Lý: mài ngọc, sửa sang

Khi ghép hai từ Hán Việt này lại, quản lý được định nghĩa là “hoạt động hay chỉ người phụ trách trông coi bao quát các vấn đề từ quy tắc đến con người, từ trong ra ngoài, từ chi tiết đến tổng thể trong một khuôn khổ giới hạn nhất định. Nhằm tạo ra sự trôi chảy hợp lý, tối ưu hóa nguồn lực trong vận hành bộ máy tổ chức để đạt được các mục tiêu có tính hiệu quả và đúng với vận hành chung của các quy tắc.”

Định nghĩa này nhấn mạnh rằng quản lý dự án không phải là một công việc tức thời mà là một quá trình liên tục xuất hiện trong mọi khía cạnh của cuộc sống, từ cá nhân đến doanh nghiệp và cả trong lĩnh vực chính trị – xã hội.

Qua phần chia sẻ này, người tham dự đã được cung cấp một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về quản lý dự án, từ khái niệm cơ bản đến những yếu tố phức tạp trong thực tế. Quản lý dự án không chỉ là việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao mà còn là một quá trình học hỏi, cải tiến và phát triển liên tục. Mục tiêu cuối cùng là tối ưu hóa hiệu suất và mang lại giá trị cao nhất cho cả tổ chức và cá nhân tham gia.

Năng Lực Cần Có Cho Một Nhà Quản Lý Dự Án

Khách mời chia sẻ về các năng lực cần thiết mà một nhà quản lý dự án phải có. Mô hình chữ T (T thuận và T ngược) được sử dụng để minh họa sự cần thiết của việc sở hữu cả chiều rộng và chiều sâu trong kiến thức và kỹ năng:

• T thuận: Tiếp cận từ việc biết rộng, biết nhiều thứ.
• T ngược: Tiếp cận từ việc giỏi chuyên môn.

Chữ T thuận đại diện cho kiến thức rộng về nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý tài chính, nhân sự, đến kỹ năng mềm như giao tiếp, đàm phán. Kiến thức rộng giúp nhà quản lý hiểu và phối hợp tốt với các bộ phận khác trong tổ chức, đảm bảo dự án được triển khai suôn sẻ và hiệu quả.

Mô hình chữ T ngược nhấn mạnh tầm quan trọng của chiều sâu chuyên môn. Một nhà quản lý dự án không chỉ cần hiểu rộng mà còn phải đặc biệt giỏi trong một lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như kỹ thuật, quản lý rủi ro hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chiều sâu chuyên môn này cho phép họ đưa ra các quyết định chính xác, giải quyết các vấn đề phức tạp và định hướng dự án một cách hiệu quả.

Trong xã hội VUCA (biến động, bất định, phức tạp, và mơ hồ) và TUNA (tăng tốc, không chắc chắn, mới lạ, và mơ hồ) như hiện nay, thị trường, văn hóa và con người luôn thay đổi liên tục. Vì thế, năng lực chuyển đổi và phát triển là vô cùng quan trọng. Khả năng chuyển đổi giúp một nhà quản lý dự án có thể thích nghi linh hoạt và phát triển chủ động, tạo nên các kết quả tối ưu hơn.

Ví dụ về năng lực chuyển đổi bao gồm khả năng áp dụng các công nghệ mới vào quy trình làm việc, hiểu và sử dụng các công cụ quản lý dự án tiên tiến, hoặc phát triển các kỹ năng mềm như lãnh đạo và giao tiếp để giải quyết các xung đột nội bộ. Sự linh hoạt trong tư duy và hành động giúp nhà quản lý không chỉ đối phó tốt với các thay đổi bất ngờ mà còn tận dụng được các cơ hội mới để phát triển dự án một cách sáng tạo và hiệu quả.

Khuyến khích các bạn trẻ không ngừng học hỏi và phát triển cả chiều rộng lẫn chiều sâu trong kiến thức và kỹ năng của mình, giúp họ trở thành những nhà quản lý dự án giỏi, luôn sẵn sàng đối mặt với các thách thức và cơ hội trong tương lai.

Thực Tế Quản Lý Dự Án

Một phần quan trọng của sự kiện là chia sẻ về thực tế quản lý dự án. Khách mời đã đưa ra các giải pháp và chiến lược để bắt đầu và thực thi dự án hiệu quả, từ việc lập kế hoạch hoàn chỉnh đến tổ chức bộ máy và giám sát, đánh giá hiệu quả, chúng ta cần phải hiểu rằng một bản kế hoạch chi tiết là cơ sở nền tảng cho tất cả tiến trình triển khai dự án.

Việc lập kế hoạch chi tiết là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý dự án. Một bản kế hoạch chi tiết bao gồm các yếu tố sau:

1. Mục đích và yêu cầu của dự án: Xác định rõ ràng mục tiêu và yêu cầu của dự án giúp tất cả các thành viên hiểu được những gì cần đạt được và tại sao.
2. Đối tượng: Xác định đối tượng tham gia và bị ảnh hưởng bởi dự án. Điều này bao gồm cả khách hàng, các bên liên quan và đội ngũ thực hiện dự án.
3. Thời gian và địa điểm: Lên kế hoạch chi tiết về thời gian thực hiện và địa điểm tổ chức các hoạt động của dự án.
4. Nội dung thực hiện: Liệt kê các công việc cụ thể cần thực hiện, từ những nhiệm vụ nhỏ nhất đến các hoạt động chính.
5. Ban tổ chức: Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong ban tổ chức, đảm bảo mỗi người đều biết công việc của mình.
6. Tiến độ thực hiện: Lập tiến độ chi tiết cho từng giai đoạn của dự án, đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng thời hạn.
7. Giám sát và đánh giá: Xây dựng các tiêu chí và phương pháp để giám sát tiến độ và đánh giá hiệu quả của dự án. Điều này bao gồm việc kiểm tra định kỳ và đánh giá tổng kết khi dự án kết thúc.

Một kế hoạch chi tiết không chỉ giúp định hướng và tổ chức các hoạt động mà còn là cơ sở để đo lường và đánh giá hiệu quả sau khi dự án kết thúc. Kế hoạch giúp tránh những vấn đề gây nhiễu trong quá trình thảo luận và ra quyết định, đồng thời đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quá trình thực hiện.

Các Bước Quản Lý Dự Án Theo Mô Hình PMI

Khi bạn đã có một bản kế hoạch hoàn chỉnh, đây là lúc bước vào giai đoạn tiếp theo trong mô hình quản lý dự án của Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI). Mô hình PMI bao gồm năm bước chính:

1. Khởi tạo dự án (Initiate): Xác định và phê duyệt dự án, thiết lập mục tiêu và phạm vi, nhận diện các bên liên quan.
2. Lập kế hoạch (Plan): Xây dựng kế hoạch chi tiết dựa trên các yếu tố đã xác định trong bản kế hoạch. Giai đoạn này bao gồm việc xác định các bước cần thực hiện, phân bổ nguồn lực, lập lịch trình và dự toán chi phí, cũng như xác định các tiêu chí đánh giá và quản lý rủi ro.
3. Triển khai kế hoạch (Execute): Thực hiện các công việc theo kế hoạch đã lập, quản lý đội ngũ dự án, và duy trì giao tiếp liên tục với các bên liên quan để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
4. Giám sát và kiểm soát (Monitor & Control): Theo dõi tiến độ thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo dự án đi đúng hướng và đạt được các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
5. Tổng kết dự án (Close): Đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện, tổng kết các kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu, và hoàn tất các thủ tục cần thiết để kết thúc dự án.

Mô hình này giúp đảm bảo rằng tất cả các giai đoạn của dự án đều được quản lý một cách bài bản và hiệu quả. Nó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để các nhà quản lý dự án có thể theo dõi và kiểm soát tiến trình của dự án, từ khâu khởi tạo đến khi hoàn thành.

Để nắm vững hơn về quản lý dự án, bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa học nền tảng quản lý dự án của WisEdoo (hoàn toàn miễn phí). Khóa học này cung cấp các kiến thức cơ bản và thực tiễn về quản lý dự án, giúp bạn tự tin hơn trong việc quản lý và điều hành các dự án của mình. Bạn có thể tham gia khóa học tại: https://www.wisedoo.org/courses/nen-tang-cua-quan-ly-du-an

Những Kỹ Năng Cần Thiết Cho Nhà Quản Lý Dự Án

Ngoài các năng lực chuyển đổi, khách mời còn nhấn mạnh một số kỹ năng thiết yếu khác:

• Kỹ Năng Lãnh Đạo: Một nhà quản lý dự án cần có khả năng lãnh đạo đội ngũ, khích lệ và định hướng cho các thành viên trong nhóm.
• Kỹ Năng Giao Tiếp: Giao tiếp hiệu quả giúp nhà quản lý dự án truyền đạt rõ ràng mục tiêu, yêu cầu và tiến độ dự án.
• Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề: Khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả là điều cực kỳ quan trọng.

Cuối cùng thì….

Chủ đề “Quản Lý Dự Án Trong Doanh Nghiệp” do WisEdoo tổ chức đã mang lại nhiều kiến thức giá trị và thực tiễn cho các bạn trẻ về quản lý dự án dưới góc nhìn của một người điều hành doanh nghiệp – anh Nguyễn Hữu Ý. Chúng tôi hy vọng sẽ gặp lại các bạn trong những sự kiện tiếp theo của WisEdoo!

–

Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc những câu hỏi hoặc một người bạn đồng hành trên con đường quản trị và những án cá nhân của chính mình, hãy:

Theo dõi Anh Nguyễn Hữu Ý tại facebook: https://www.facebook.com/huuy.quangtri

Để không bỏ lỡ những buổi chia sẻ tiếp theo, hãy theo dõi WisEdoo tại: https://www.facebook.com/WisEdoo hoặc tham dự Cộng đồng Thực học – Thưc hành: https://www.facebook.com/groups/thuchocthuchanh