Một trong những giải pháp để đội ngũ cùng giữ trách nhiệm hoàn thành công việc và kịp thời phát hiện, hỗ trợ nhau giải quyết các khó khăn là họp định kỳ để Giải trình tiến độ dự án với sự tham gia của toàn nhóm dự án (những thành viên trực tiếp triển khai dự án).
Lợi ích của Họp Giải trình tiến độ
Cho phép cả đội cùng nhìn thấy toàn thể dự án bằng cách xem xét kế hoạch tổng quan.
Từng thành viên trong đội giữ trách nhiệm hoàn thành công việc bằng cách báo cáo về kết quả tuần trước và lập cam kết làm việc tuần kế tiếp.
Cả đội cùng nhận diện khó khăn, tận dụng trí tuệ tập thể để đưa ra giải pháp phù hợp.
Quản lý Dự án kịp thời hỗ trợ các thành viên đang gặp khó khăn
Mục tiêu buổi họp cần đạt:
Mỗi thành viên nắm được tiến độ tổng quan dự án, những thành tựu và khó khăn chung.
Không khí họp tích cực, được kiến tạo từ Bốn Hành vi Nền tảng:
Lắng nghe trước: lắng nghe nguyên nhân của các cam kết chưa hoàn tất.
Thể hiện sự tôn trọng: cố gắng thấu hiểu tình huống
Làm rõ kỳ vọng: dù đối với cam kết hay khó khăn, luôn cố gắng làm rõ nhất có thể (người thực hiện, kỳ hạn, chính xác nhiệm vụ) để giao tiếp thông suốt, tránh trường hợp công việc hoàn thành do những điểm mù trong giao tiếp.
Thể hiện tinh thần trách nhiệm: mỗi thành viên đều sẵn sàng nhận trách nhiệm và giải trình khi có sai sót liên quan, đồng thời sẵn sàng hỗ trợ đồng đội, cùng chung tay giải quyết khó khăn và hoàn thành dự án cùng nhau.
Thực hành hiệu quả:
Thời gian họp nên được tối ưu (tiến hành nhanh chóng) và bám sát nội dung họp.
Nội dung họp bao gồm những hạng mục mà tất cả thành viên cần nắm thông tin, tiến độ. Thông thường là lịch trình, ngân sách dự án và sản phẩm chính.
Đối với các khó khăn được nêu ra: tập trung vào việc làm rõ khó khăn và cùng hỗ trợ nhau để giải quyết khó khăn.
Cập nhật tiến độ công việc tuần trước và những công việc sẽ triển khai trong tuần này. Thời điểm thực hiện cập nhật có thể trước buổi họp hoặc sắp xếp thực hiện trong buổi họp (dành 10 phút đầu buổi), tùy vào phong cách làm việc của đội ngũ.
Nhóm biên tập nội dung của WisEdoo./.
Tìm hiểu thêm về chủ đề Quản lý dự án: