Buổi họp khởi động dự án nhằm hướng đến các mục đích sau:
Tiến trình gợi ý (meeting agenda):
Thực hành hiệu quả:
Đặt thời lượng họp phù hợp: không dài quá 1 giờ, tập trung chia sẻ các thông tin trọng tâm, đặt câu hỏi làm rõ và triển khai một số hoạt động kết nối để giúp đội nhóm hiểu biết về nhau.
Phân công nhân sự phụ trách ghi lại biên bản cuộc họp: xuyên suốt buổi họp, mọi người sẽ đưa ra những câu hỏi làm rõ cùng với những gợi ý cải thiện quý báu. Vì thế, việc ghi nhận lại đầy đủ và chính xác những nhận xét này là vô cùng quan trọng để có thể điều chỉnh, hoàn thiện kế hoạch dự án sau buổi họp.
Làm rõ và chia sẻ tiến trình buổi họp cho các thành viên: bằng việc chuẩn bị trước rõ ràng, mọi người sẽ có thời gian để chuẩn bị cá nhân nhằm đóng góp vào tiến trình thảo luận hiệu quả.
Linh hoạt theo dòng thảo luận nhưng vẫn bám sát vào tiến trình đã soạn: xuyên suốt buổi họp, đôi khi cuộc thảo luận lệch sang một hướng khác mà những nội dung này có thể cần một buổi họp khác để đạt được kết quả.
Là người quản lý dự án, bạn cần là người chịu trách nhiệm chính trong việc giữ thảo luận đúng hướng bằng cách điều hướng về lại những nội dung đã chuẩn bị trong tiến trình. .
Cập nhật sau buổi họp: đảm bảo gửi đầy đủ biên bản buổi họp và các bước cần thực hiện tiếp theo cho các thành viên.
Nhóm biên tập nội dung của WisEdoo./.
Tìm hiểu thêm về chủ đề Quản lý dự án: