Cấu trúc phân chia công việc (WBS):
Để thực hiện phần công việc này, bạn có thể mời cả nhóm cùng thảo luận hoặc chia nhỏ thành từng phần chuyên môn để thành viên chuyên trách thực hiện bản thảo và cả nhóm cùng góp ý.
Tiến trình làm việc để hoàn tất nhiệm vụ chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ cụ thể gồm những bước sau:
1. Bắt đầu với cấp độ tổng quan:
Động não (brainstorm) cùng nhóm dự án để liệt kê những hạng mục công việc lớn của dự án, thông thường mang tính chuyên môn cao như: Nhân sự và vận hành, Nội dung, Truyền thông… hoặc với những dự án nhỏ hơn, bạn có thể bắt đầu với việc xác định cột mốc thay vì phân chia thành các hợp phần lớn.
2. Xác định nhiệm vụ: cần thực hiện trong từng hạng mục hoặc để đạt cột mốc dự án. Một cấu trúc phân chia công việc bản động não (brainstorm) có thể trông như thế này:
3. Bẻ nhỏ hơn thành các nhiệm vụ phụ. Ví dụ: nhiệm vụ viết bài truyền thông có thể chia thành viết dàn ý, viết nháp, hoàn chỉnh bài viết và đặt lịch xuất bản.
Cách viết nhiệm vụ:
Bắt đầu bằng “động từ”. Ví dụ: Tạo cấu trúc phân chia công việc; Tổ chức họp khởi động dự án hoặc Thiết kế hình ảnh truyền thông số 1…
Có thể phân công dựa trên vai trò của từng nhân sự trong dự án.
Đảm bảo mỗi thành viên hiểu rõ nhiệm vụ được giao.
4. Chuyển kết quả thảo luận trên vào hệ thống dự án để dễ dàng quản lý (Gợi ý: tham khảo công cụ Biểu đồ Gantt tại bài đọc 3: Lên lịch trình dự án). Hướng dẫn tải biểu mẫu quản lý dự án ở phần cuối của bài đọc.
Phân công công việc
Cân nhắc phân công các công việc trong dự án theo một trong hai hướng sau hoặc kết hợp cả hai.
Sở dĩ có thể kết hợp cả hai cách phân công là vì ngoài những nhiệm vụ đặc thù chuyên môn, kĩ năng (như truyền thông, nội dung…) sẽ có những nhiệm vụ chung mà nhân sự nào cũng có thể linh động nhận phụ trách, đặc biệt trong các dự án nhỏ (thường là hỗ trợ công tác hậu cần). Việc lựa chọn những nhân sự cho nhiệm vụ chung cần cân nhắc dựa trên khối lượng công việc của nhân sự.
Nhóm biên tập nội dung WisEdoo./.
Tìm hiểu thêm về chủ đề Quản lý dự án: