Sau khi đã xác định được các bên liên quan chủ chốt, Quản lý dự án cần tiến hành phỏng vấn để làm rõ kỳ vọng thành công. Việc này giúp xác lập mục tiêu và phạm vi dự án một cách cụ thể và rõ ràng.
Để thu thập thông tin cần thiết từ các bên liên quan, Quản lý dự án có thể tiến hành phỏng vấn cá nhân hoặc phỏng vấn nhóm. Ưu và nhược điểm của mỗi hình thức như sau:
Tùy thuộc vào đặc tính dự án mà Quản lý dự án có thể chọn một trong hai hoặc phối hợp cả hai hình thức để đạt hiệu quả cao nhất.
Công cụ: Phỏng vấn các bên liên quan chủ chốt
Nội dung chính cần thu thập:
Phỏng vấn nhóm (gợi ý triển khai)
Phác thảo một lịch trình thảo luận xúc tích và rõ ràng (nội dung gì, trong bao nhiêu phút) và trao đổi từ đầu buổi với tất cả bên liên quan để mọi người cùng theo dõi. Một cuộc họp kéo dài quá lâu mà không có sự quản lý rõ ràng không bao giờ là một cuộc họp hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng sẽ không mong muốn sau buổi họp phát hiện ra còn sót nội dung chưa thảo luận và thống nhất.
Quản lý buổi họp theo lộ trình: trong quá trình trao đổi không tránh khỏi đôi khi dòng thảo luận lan man hoặc liên quan đến những nội dung thảo luận khác. Là Quản lý dự án và là người điều phối, bạn nên là người tỉnh táo để điều hướng thảo luận trọng tâm cho từng hạng mục. Nếu cần thiết đổi hạng mục thảo luận khi chưa chốt vấn đề trước đó, bạn có thể xác nhận với tất cả mọi người trong phòng để cùng đổi và luôn nhớ quay lại hạng mục còn bỏ ngỏ.
Kết quả thảo luận: luôn luôn chốt lại bằng một kết quả cụ thể, kể cả kết quả là “chưa quyết định được” cũng cần được ghi nhận và ghi chú bổ sung cần thêm điều gì để đóng lại thảo luận.
Bốn hành vi nền tảng (thể hiện sự tôn trọng, lắng nghe trước, làm rõ kỳ vọng và tinh thần trách nhiệm) sẽ vô cùng hữu ích nếu được áp dụng cả trong phiên thảo luận này. Bạn có thể sử dụng cá nhân hoặc mời mọi người cùng thực hành.
Mời bạn tham khảo khóa học Quan lý Dự án tại đây: https://www.wisedoo.org/collections/quan-ly-du-an