Trong quá trình triển khai dự án, có nhiều biến cố có thể xảy ra mà không một bản kế hoạch nào có thể lường trước hết tất cả, vì vậy, thay đổi phạm vi dự án là tất yếu. Những thay đổi có thể bắt đầu bằng những điều chỉnh nho nhỏ, tăng thêm từ đối tác hoặc khách hàng, và đến một ngày chệch hẳn khỏi kế hoạch ban đầu. Thay đổi trong dự án có thể thường gặp dưới hai dạng:
Những thay đổi ngoài kiểm soát được biết đến như “nỗi kinh hoàng” của các nhà Quản lý dự án.
Hãy tưởng tượng khi nhóm dự án của bạn vào guồng công việc và làm việc hăng say để đạt được mục tiêu dự án
thì có một bên liên quan thay đổi yêu cầu mong đợi mà có thể dẫn đến việc tái xác định lại công việc, gây mất thêm thời gian hoặc phát sinh thêm công việc mới không nằm trong các dự trù lịch trình và kinh phí.
Thực hành gợi ý để quản lý thay đổi ngoài kiểm soát:
Làm rõ yêu cầu dự án từ đầu: thông qua các công cụ như Phỏng vấn bên liên quan chủ chốt và Văn bản Phạm vi dự án, nhà Quản lý dự án cần tìm hiểu chính xác và cụ thể điều các bên liên quan mong đợi.
Lưu ý văn bản hóa những mong đợi này và cần có xác nhận từ bên liên quan. Những văn bản, lưu trữ, xác nhận này sẽ hữu ích khi bạn cùng các bên liên quan cân nhắc các thay đổi sau này.
Thiết lập quy trình quản lý thay đổi: để quản lý hiệu quả, với bất kỳ sự thay đổi nào, bạn cần lưu ý đã được xác nhận từ các bên liên quan và lưu trữ đầy đủ (tham khảo công cụ bên dưới). Hãy chắc chắn rằng quy trình này cũng được nhóm dự án nắm rõ.
Đề nghị phương án thay thế: dựa trên hiểu biết về mong đợi của bên liên quan, bạn có thể xem xét những con đường khác, những phương pháp khác để đạt cùng mong đợi.
Học cách “từ chối”: nói lời “từ chối” với các bên liên quan thường không dễ dàng nhưng là cần thiết để bạn có thể giữ được chất lượng dự án. Một gợi ý là bạn có thể trình bày về những tác động có thể (kinh phí, lịch trình hoặc các nguồn lực khác) đối với những yêu cầu bổ sung này hoặc cùng xem xét lại các văn bản ban đầu về mong đợi của bên liên quan.
Thay đổi để đạt mục tiêu dự án
Vậy có phải nhất nhất không để cho bất kỳ sự thay đổi nào xảy ra và chúng ta chỉ nên cam kết hoàn toàn với phạm vi dự án và mục tiêu đã đề ra từ đầu?
Không phải thay đổi nào cũng ảnh hưởng tiêu cực đến dự án (như Thay đổi Ngoài Kiểm soát đã đề cập), mà còn có những thay đổi (hoặc sáng kiến) giúp dự án thành công hiệu quả hơn.
Bảng so sánh dưới đây giữa Thay đổi ngoài kiểm soát và Thay đổi để đạt mục tiêu dự án (Trích sách “Tinh hoa quản trị dự án”) sẽ giúp làm rõ hơn khái niệm về thay đổi để đạt mục tiêu:
Cuối cùng, dù bạn gặp phải thay đổi ngoài kiểm soát hay thay đổi để đạt mục tiêu dự án thì vẫn cần áp dụng quy trình quản lý thay đổi để đảm bảo sự thay đổi đạt hiệu quả, đồng thời hỗ trợ quá trình rút bài học kinh nghiệm sau dự án.
Nhóm biên tập nội dung của WisEdoo