Phát triển năng lực lãnh đạo là một khía cạnh lớn, phức tạp và rất phát triển trong những năm gần đây. Đồng hành với sự phát triển này là rất nhiều cách tiếp cận và định nghĩa cũng như bộ năng lực lãnh đạo khác nhau.
Trong phạm vi của quản lý dự án không chuyên thì cách tiếp cận về quyền lực phi chính thức và thực hành 4 hành vi nền tảng từ sách Tinh hoa Quản trị dự án được ưu tiên giới thiệu tại khóa học này.
Quyền lực chính thức và phi chính thức
Vị trí quản lý dự án được xem là một chức vụ được công nhận chính thức. Chức vụ này kèm theo trách nhiệm rất rõ ràng (mà khoá học này đang cung cấp kiến thức) và bao gồm những quyền hạn được công nhận như: quyết định phân bổ ngân sách, quyết định quản lý nhân sự (lựa chọn, đào tạo, đánh giá năng suất)
Hoặc một nhân sự được phân công hậu cần có quyền linh hoạt điều chỉnh ngân sách được giao hoặc các hoạt động công việc mà vẫn đạt được mục tiêu mong đợi.
Trong khi đó, quyền lực không chính thức có thể đến từ bất cứ cá nhân nào. Một ví dụ phổ biến chính là những Người ảnh hưởng (Influencer) trong những năm gần đây ngày càng tác động nhiều đến cộng đồng (dù tích cực hoặc tiêu cực) mà không hề mang một chức vụ cụ thể nào. Gần gũi hơn, có thể chính là đồng nghiệp, hàng xóm hoặc người thân trong gia đình.
Quyền lực phi chính thức khiến mọi người muốn tham gia đội của bạn và dành chiến thắng. Có thể bạn không phải là nhà lãnh đạo chính thức nhưng để dự án thành công, ngoài chuyện mỗi người tự lãnh đạo bản thân thì luôn cần một người đứng ra dẫn dắt, điều phối mỗi cá nhân đó thành một đội, cùng tìm kiếm những điểm chung dù rằng ý thức được sự các biệt của nhau.
Để hoàn thành tốt vai trò quản lý dự án cần cả quyền lực chính thức và phi chính thức. Trong đó, quyền lực chính thức giúp vai trò của mỗi cá nhân được rõ ràng, từ đó cơ chế làm việc xuyên suốt và hiệu quả. Tuy nhiên, Còn quyền lực phi chính thức đóng vai trò kết nối, để quyền lực chính thức được triển khai hiệu quả, để dự án không chỉ hoàn thành về mặt kỹ thuật (mục tiêu, sản phẩm bàn giao) mà còn thành công về tính con người – tâm thế của thành viên tham gia.
Vậy làm thế nào để có được quyền lực không chính thức?
Bốn hành vi nền tảng
Quyền lực không chính thức có thể đạt được nhờ thực hành bốn hành vi nền tảng một cách chân thành và đều đặn.
1. Thể hiện sự tôn trọng (Demonstrate respect)
Thể hiện sự tôn trọng có thể được hiểu là bày tỏ sự ghi nhận, quan tâm đến một ai đó hoặc việc gì đó được xem là quan trọng. Trong việc phối hợp giữa các nhân sự trong một dự án, nhu cầu của mỗi cá nhân có thể được xem xét là quan trọng. Các nhu cầu có thể kể đến: nhu cầu về thông tin, nhu cầu về thể hiện cảm xúc, nhu cầu về chăm sóc sức khỏe, …
2. Lắng nghe trước (Listen first)
Quản lý dự án không có nghĩa là biết hết, và có khả năng giải quyết mọi vấn đề một cách toàn diện nhất. Việc lắng nghe từ người khác giúp hoàn chỉnh hơn bức tranh toàn cảnh và phát hiện được những cách làm mới và tối ưu hơn.
Và, vốn dĩ việc lắng nghe cũng không hề dễ dàng. Đôi khi, lắng nghe phản hồi từ người khác dẫn đến việc cần phải đối diện với vấn đề mới phát hiện, hoặc đối diện với sai lầm trong quyết định. Việc này chắc chắn không hề dễ dàng và cần rất nhiều sự cố gắng nhưng có thể đạt nhiều lợi ích về lâu dài khi mà tiết kiệm được thời gian xử lý phát sinh.
➥ Đọc thêm: sách “Tinh hoa Quản trị dự án” (trang 36)
3. Làm rõ các kỳ vọng (Clarify expectations)
Trao đổi thông tin là công việc tất yếu khi phối hợp giữa nhiều cá nhân với nhau trong một dự án. Việc không dành đủ thời gian và công sức để làm rõ các thông điệp và kỳ vọng sẽ gây hiểu nhầm và kết quả công việc sai khác so với thống nhất ban đầu, điều này sẽ làm tiêu tốn thêm thời gian ngoài mong đợi và trong một số trường hợp có thể là cả kinh phí dự án để điều chỉnh lại công việc đã giao tiếp chưa rõ ràng.
4. Thể hiện tinh thần trách nhiệm (Practice accountability)
Tinh thần trách nhiệm chính là biểu hiện của sự nhận diện và sẵn sàng cho các hệ quả (hậu quả) từ các quyết định hoặc hành động của mình, sẵn sàng trình bày và giải thích.
Chính bạn cần là tấm gương đầu tiên và khuyến khích đồng đội mình cùng chia sẻ tinh thần này.
Các bên liên quan
Với định nghĩa trên thì các bên liên quan bao gồm cả nhóm dự án (đồng đội) và các cá nhân tổ chức liên đới khác.
Phối hợp với các bên liên quan là một công việc xuyên suốt qua các công tác quản lý dự án.
Ban biên tập nội dung của WisEdoo
1/ Mời bạn tham khảo khoá học (miễn phí) về NỀN TẢNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
2/ Phân loại chi tiết và các kỹ thuật làm việc chi tiết với các bên liên quan nói chung sẽ được trình bày trong chủ đề KHỞI TẠO DỰ ÁN.