Đêm vẫn sáng đèn trên chiếc ghế Manager trẻ
Ngồi trước laptop, ánh sáng xanh từ màn hình laptop đang hắt lên gương mặt mệt mỏi. Hàng loạt email vẫn đợi, bản kế hoạch cho ngày mai còn dang dở, và một giọng nói quen thuộc vang lên trong đầu: “Việc này quan trọng, phải tự mình làm mới yên tâm.” – chắc chắn ai cũng đã từng một lần trải qua cảm giác “mình phải tự làm mới yên tâm” dù bạn đang trong một nhóm nhỏ, một đội ngũ hoặc lớn hơn là cả một bộ phận.
Chiếc ghế Manager, đặc biệt với những người trẻ đầy nhiệt huyết, là một chiếc ghế nóng. Nó đi kèm với những kỳ vọng lớn lao, những áp lực phải chứng tỏ năng lực, và một khát khao thầm kín được công nhận. Chúng ta lao vào công việc như một con thiêu thân, tin rằng “bận rộn” là thước đo của sự cống hiến và giá trị.
Nhưng rồi, sau nhiều đêm mất ngủ và những ngày cuối tuần chìm trong công việc, bạn có bao giờ tự hỏi: Liệu mình đang thực sự “làm quản lý” hay chỉ đơn thuần là một “người làm việc giỏi nhất” trong team? Sự bận rộn này đang đưa bạn đến đâu, hay nó đang giam cầm bạn?
Tấm gương phản chiếu: Vì sao chúng ta chọn sự “bận rộn”?
Trước khi tìm cách thoát ra, hãy cùng soi chiếu vào những lý do sâu xa đã níu chân chúng ta. Gốc rễ của vấn đề không nằm ở khối lượng công việc, mà nằm ở chính tư duy (mindset) của chúng ta.
Đó là nỗi sợ mất kiểm soát, nỗi sợ rằng nếu không có bàn tay của mình, mọi thứ sẽ chệch hướng. Đó là chủ nghĩa hoàn hảo thì thầm vào tai bạn rằng “Không ai có thể làm tốt việc này bằng mình”.
Và có lẽ, rào cản lớn nhất chính là cái bẫy mang tên “Tôi tự làm còn nhanh hơn”. Đúng, việc tự mình xử lý một email có thể nhanh hơn 15 phút giải thích cho nhân viên. Nhưng cái giá của 15 phút “nhanh chóng” đó là gì? Là bạn mất đi cơ hội để nhân viên học một kỹ năng mới. Là bạn tự tay đóng lại cánh cửa phát triển của họ. Và là bạn tự mình tích lũy “nợ thời gian”, để rồi ngày mai, ngày kia, bạn lại tiếp tục phải “làm cho nhanh” một công việc tương tự.
Delegation không phải là “thoát việc”, đó là một triết lý lãnh đạo
Nhiều người e ngại giao việc vì sợ bị đánh giá là lười biếng hay “đẩy việc”. Đã đến lúc chúng ta cần một định nghĩa lại.
Trong hệ thống tư duy lãnh đạo hiện đại, Delegation không phải là hành động, đó là một triết lý. Đó là niềm tin rằng vai trò của người quản lý không phải là người giải quyết mọi vấn đề, mà là người xây dựng một đội ngũ có khả năng giải quyết mọi vấn đề.
Khi bạn giao việc, bạn không chỉ trao đi một nhiệm vụ. Bạn đang trao đi sự tin tưởng, trao đi quyền sở hữu, và quan trọng nhất, trao đi một cơ hội để phát triển. Giao việc không phải để bạn “thoát việc”, mà là để bạn có thời gian làm những việc chỉ bạn mới có thể làm: định hướng chiến lược, phát triển con người và kiến tạo tương lai cho đội nhóm.
Lộ trình giải phóng bản thân: Chu trình Giao việc 4 bước
Để biến triết lý thành hành động, bạn cần một lộ trình, một “xương sống” vững chắc. Thay vì giao việc ngẫu hứng, hãy thử áp dụng chu trình 4 bước sau:
- Bước 1: Thống nhất về Kỳ vọng – “Thành công trông như thế nào?” Đây là bước nền tảng. Trước khi bắt đầu, hãy ngồi lại cùng nhân viên và trả lời rõ ràng câu hỏi trên. Hãy làm rõ về mục tiêu cuối cùng, các sản phẩm cụ thể cần có, deadline, và những nguồn lực họ được cung cấp. Đừng chỉ nói “em làm đi”, hãy cho họ thấy bức tranh toàn cảnh.
- Bước 2: Luôn Tham gia – Người đồng hành, không phải kẻ giám sát Giao việc không có nghĩa là “ném” việc qua rồi biến mất. Hãy luôn tham gia vào quá trình với vai trò một người đồng hành. Thiết lập các điểm check-in định kỳ. Cùng họ xem xét các sản phẩm trung gian. Có mặt để gỡ rối khi cần. Sự tham gia này thể hiện sự quan tâm của bạn, nhưng tuyệt đối không phải là quản lý vi mô (micromanagement).
- Bước 3: Tạo ra Trách nhiệm Giải trình & Học hỏi – Cùng nhau tốt lên Khi nhiệm vụ hoàn thành, hãy có một buổi trao đổi thẳng thắn và xây dựng. Điều gì đã làm tốt? Điều gì có thể cải thiện? Đây không phải là một buổi phán xét, mà là một cơ hội để cả hai cùng học hỏi. Trách nhiệm giải trình được tạo ra khi kết quả được đối chiếu một cách công bằng với kỳ vọng ban đầu.
- Bước 4: Điều chỉnh cho Phù hợp – Lãnh đạo theo tình huống Không có một công thức giao việc nào phù hợp với tất cả mọi người, mọi nhiệm vụ. Với một nhân viên giàu kinh nghiệm, bạn có thể chỉ cần giao mục tiêu. Với một nhân viên mới, bạn cần chỉ dẫn chi tiết hơn. Hãy linh hoạt điều chỉnh mức độ hỗ trợ của mình dựa trên Năng lực (Skill) và Ý chí (Will) của nhân viên.
Những “trợ thủ” đắc lực trên hành trình của bạn
Để lộ trình trên bớt chông gai, bạn không hề đơn độc. Hãy trang bị cho mình những công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ:
- Mô hình MOCHA là một công cụ tuyệt vời để phân định rõ vai trò trong các nhiệm vụ phức tạp, giúp loại bỏ sự chồng chéo và đảm bảo không ai bị bỏ sót. MOCHA là viết tắt của 5 vai trò sau:
- M – Manager (Người Quản lý): Hỗ trợ, giám sát và đảm bảo người chịu trách nhiệm chính (Owner) đi đúng hướng.
- O – Owner (Người chịu trách nhiệm chính): Chịu trách nhiệm toàn diện cho việc thúc đẩy dự án, điều phối các bên và đảm bảo công việc được hoàn thành.
- C – Consulted (Người được tham vấn): Cung cấp thông tin đầu vào, góc nhìn và ý kiến chuyên môn cần thiết.
- H – Helper (Người hỗ trợ): Trực tiếp thực thi các phần của công việc để đóng góp vào thành công chung.
- A – Approver (Người phê duyệt): Có thẩm quyền ra quyết định hoặc phê duyệt sản phẩm/kết quả cuối cùng.
- Phiếu Giao việc (Delegation Worksheet): Trước một cuộc đối thoại giao việc quan trọng, hãy thử tự điền vào một phiếu bài tập. Nó giống như một kịch bản giúp bạn hệ thống hóa tất cả các yếu tố cần thiết: mục tiêu, vai trò, nguồn lực, cách thức check-in… để đảm bảo bạn không bỏ lỡ điều gì.
Từ một người làm giỏi trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ
Hành trình giải phóng bản thân khỏi sự bận rộn chính là hành trình chuyển hóa vai trò: từ một người làm giỏi nhất, trở thành một người có khả năng phát triển những người giỏi khác.
Sự bận rộn không làm nên giá trị của một nhà lãnh đạo. Tầm ảnh hưởng của bạn mới làm nên điều đó. Và tầm ảnh hưởng ấy được tạo ra từ chính những lần bạn can đảm đặt niềm tin vào đội ngũ, trao cho họ cơ hội để tỏa sáng, và giải phóng chính mình để vươn tới những tầm cao mới.
Lần tới, khi bạn định nói “Để tôi tự làm cho nhanh”, hãy dừng lại một giây và tự hỏi: “Mình đang muốn nhanh cho bây giờ, hay đang muốn mạnh cho sau này?”
TÀI NGUYÊN DÀNH CHO BẠN ĐỌC
Chuỗi workshop Quản lý vượt ngàn chông gai (miễn phí)
Đăng ký tham dự workshop “Delegation – Chiến lược giao việc và phát triển nhân tài”: tại đây
Khóa học miễn phí (e-learning):
English