Cách thức cập nhật với các bên liên quan

Ngoài việc Giám sát và kiểm soát dự án thì Quản lý dự án còn cần đảm bảo nhu cầu thông tin của các bên liên quan chủ chốt.

Cập nhật với các bên liên quan về tiến độ dự án hiểu đơn giản là giúp các bên liên quan phù hợp nắm được thông tin liên quan về tình hình dự án bằng việc gửi cập nhật tiến độ.

Việc cập nhật với các bên liên quan hiệu quả (tần suất phù hợp, thông tin liên quan và thiết thực) không những giúp các bên liên quan chủ chốt luôn nắm bắt được tình trạng dự án để phục vụ nhu cầu thông tin của mình mà còn kịp thời nhận diện, bình tĩnh nhận thông tin và đồng hành giải quyết khi xảy ra vấn đề.

Về khía cạnh thực thi, nhiệm vụ này nên được hoạch định trước tại Kế hoạch Thông tin, trong đó cần xác định cụ thể:

Quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho các bên liên quan chủ chốt nắm bắt được tình hình hoặc có thể dẫn đến sự can thiệp sâu sắc không cần thiết, làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc;

trong khi quá ít thông tin có nguy cơ khiến các bên liên quan chủ chốt không kết nối với dự án.

Nội dung chính cần có trong các báo cáo cập nhật dự án:

Tổng quan dự án: tên dự án, tên người Quản lý dự án, ngày soạn báo cáo, tóm tắt mô tả dự án và tình trạng tổng quan (đúng hướng, rủi ro hoặc nguy cơ)

Công việc, cột mốc đã hoàn thành và tiến độ của các công việc đang triển khai và sắp thực hiện

Các vấn đề, khó khăn đang gặp phải cùng với tác động và đề xuất giải pháp.

Thực hành hiệu quả:

Các biên liên quan chủ chốt thường cần lưu tâm gửi báo cáo tiến độ là cấp quản lý và nhà tài trợ.

Hình thức trình bày và thông tin giúp các bên liên quan chủ chốt nắm thông tin một cách nhanh chóng nhất, lượng thông tin vừa đủ và đúng trọng tâm nhu cầu (tham khảo kết quả phỏng vấn bên liên quan chủ chốt tại giai đoạn Khởi tạo), từ đó có thể huy động sự đồng hành giải quyết vấn đề khi phát sinh.